Conference hall image via Shutterstock.Днепропетровск — крупнейший город Украины с десятками IT-компаний, у каждой из которых сотни сотрудников. Но, как ни странно, для них в городе ничего не проводится. В смысле, совсем ничего!
Справедливости ради признаю, что в городе проходят небольшие локальные мероприятия, тренинги, семинары. Но так, чтобы конференция с участием зарубежных спикеров, которая бы собирала ежегодно IT-сообщество Днепропетровска и других городов на одной площадке, — такого нет. Точнее, не было до недавнего времени.
И вот наша небольшая группа активистов, патриотов родного города и фанатов IT, решили заполнить этот пробел и организовать масштабное мероприятие под скромным названием IT Evolution Meetings, или ITEM.
Главными нашими целями было и есть:
— оставаться независимым мероприятием,
— не лоббировать интересы какой-то одной компании,
— привлечь к участию представителей всех IT-компаний города (и не только нашего),
— дать участникам действительно полезную информацию и возможность пообщаться друг с другом в неформальной обстановке.
Мы долго вынашивали свою идею, выбирали дату, обсуждали формат с друзьями за кружкой пива, согласовывали возможность выступления со спикерами. Но все это казалось каким-то далеким и эфемерным, чем-то там в светлом далеком будущем... до тех пор, пока у нас не зарегистрировался первый участник. :) И тут понеслось! Мы осознали, что все серьезно. Стрелки часов почему-то закрутились быстрее, а отсчет пошел на дни. Мы наступили абсолютно на все грабли, которые были у нас на пути, но все-таки в итоге пришли к хеппи-энду.
Для тех, кто хочет повторить наш подвиг, хочу дать несколько советов:
1. К конференции можно подготовитьсяза 4 месяца, если не спать. Мы это доказали. Но повторить не хотели бы. Советую отводить на подготовку хотя бы полгода, а лучше год.
2. Устные договоренностине всегда работают, со всеми подрядчиками лучше договариваться на бумаге.
3. Спикерамвыступать в зале на 500 человек намного сложнее, чем в камерных залах. Потому выбирайте спикеров только с опытом выступлений на большую аудиторию, просматривайте их презентации, прошлые выступления. А лучше посетите мероприятия, где они выступают, — тогда вы получите представление не только о качестве докладов, но и о реакции на них аудитории, об умении вести диалог с участниками.
4. Бесплатная конференцияимеет свои недостатки. Даже если ваша цель — не заработать, а нести в массы доброе-вечное, для организации конференции нужны деньги, и немалые. Поэтому вам надо либо привлекать спонсоров, либо делать платный вход. Мы выбрали первый путь. Потому расскажу, какие он имеет недостатки:
Вы не знаете, сколько придет человек. От того числа, что у вас зарегистрировано, реально прийдет на
Когда у нас зарегистрировалось людей на 20% больше, чем мест в зале, мы закрыли регистрацию и очень боялись, что все не поместятся. Как результат: не все желающие смогли попасть на мероприятие, при этом в зале остались пустые места.
Вы можете не найти спонсоров, чтобы покрыть всю сумму расходов, и вам придется вкладывать свои средства. При поиске спонсоров учитывайте, что большинство крупных компаний утверждают бюджеты на год вперед, и если вашего мероприятия в бюджете не запланировано, то средства на него компании будет выделить проблематично. По крайней мере, шансы получить значительную финансовую поддержку минимальны.
Будут посетители не из вашей целевой аудитории, которые пришли не потому что интересно, а потому что бесплатно. И это не понравится тем участникам, которые ожидают там встретить единомышленников.
Вы не сможете обеспечить бесплатное питание и «печеньки» на бесплатном мероприятии.
5. Основная масса участниковрегистрируется за неделю перед конференцией. Потому
если до мероприятия еще 3 месяца, а у вас почти никто не зарегистрировался, рано бить тревогу. Делайте свое дело, рекламируйте мероприятие, и народ подтянется. По той же причине постарайтесь закрыть регистрацию как можно позже и будьте готовы, что даже после закрытия регистрации вам будут звонить желающие посетить конференцию.
6. Регистрацияучастников на мероприятии является самым узким местом в организации. Представьте, что одновременно пришло 500 человек и выстроились в длинную чередь на регистрацию (а скорее, в толпу). Подумайте заранее, как оптимизировать время на поиск бейджей (сканирование QR-кодов, печать бейджей при регистрации и другие высокотехнологичные приемы — только затормаживают процесс, как ни странно).
Посчитайте, сколько вы тратите времени на регистрацию одного участника. Исходя из
этого, обустройте достаточное количество стоек для регистрации, мотивируйте людей
прийти на регистрацию раньше.
7. Будут посетители, которые предварительно не зарегистрировались. Их надо обеспечить бейджами и материалами конференции. Рассчитывайте минимум на 10% от всех зарегистрированных.
8. Обедлучше организовать в том же здании, где проходит конференция, иначе вы рискуете недосчитаться вплоть до половины участников после перерыва.
9. Организация конференции — это красивое, интересное и интеллигентное занятие, но придется спуститься с небес на землю и подумать о питьевой воде, гардеробной, мусорных баках, разовых стаканчиках и, простите за подробности, чистоте уборных.
Конечно, всем этим должны заниматься подрядчики, но думать и контролировать
придется вам.
10. Волонтерымогут покинуть вас довольно неожиданно по своим личным обстоятельствам, оставляя вас один на один с вашими проблемами. Эти люди приходят в вашу команду добровольно и готовы помогать, но вы не можете рассчитывать на них на 100%, т.к. ни вы им ничего не должны, ни они вам. Если вы не хотите, чтобы на некоторых ключевых позициях у вас образовались «дыры», выбирайте волонтеров только из доверенных людей или истинных фанатов вашего мероприятия.
11. Форс-мажорыслучаются у всех и всегда (ну, или мы такие везучие). Самолеты
отменяют, спикеры болеют, отключают воду, электроэнергию... В нашем случае старая электропроводка зала не выдержала нагрузки от кофемашин. Ну кто бы мог подумать, что у них проводка старая! Всего не предусмотреть, конечно, но хотя бы розетки и технику проверьте :).
12. И последний совет. Если вы чувствуете, что ваше мероприятие будет полезно людям, и у вас есть силы и желание этим заниматься, ни в коем случае не сдавайтесь, идите к своей цели до конца, и благодарность ваших посетителей и гордость за полученный результат компенсируют вам все ваши усилия! Только выспитесь сначала! В ближайшие месяцы вам это не удастся :)