Как организовать обучающие ивенты внутри компании: примеры и схемы действий

Привет! Я расскажу о том, как мы проводим обучающие ивенты в Plarium, находим спикеров и собираем обратную связь, а также дам готовые алгоритмы, по которым вы сами сможете организовать подобные мероприятия.

Команда Training & Development

В харьковской студии Plarium образовательными ивентами занимается команда Training & Development. За прошлый год с нашей помощью 460 сотрудников прошли тренинги и курсы или посетили конференции.

Но для решения конкретных задач проекта помощь коллег бывает гораздо эффективнее. Поэтому с 2016 года мы провели 24 Tech Talks, 9 вебинаров и 3 мастер-класса внутри студии, полностью систематизировав обмен опытом между командами. При этом спикеру не нужно заботиться о приглашении гостей на встречу, бронировании переговорной, записи видео и т. д. Он фокусируется только на подготовке доклада.

Tech Talks

Это доклады для небольшой аудитории. Спикер готовит презентацию и рассказывает об особенностях решения той или иной задачи в рамках заявленной темы. Все встречи записываются на видео.

Мы готовим Tech Talk для одной или нескольких команд. Но с недавнего времени стали объявлять о встрече во внутренней социальной сети, чтобы могли присоединиться все сотрудники, которым интересна данная тема или задача.

Чек-лист подготовки Tech Talk

1. Определение темы с техническим директором.
2. Выбор спикера.
3. Определение целевой аудитории и даты проведения.
4. Бронирование переговорной.
5. Приглашение людей на встречу.
6. Запрос на техническую поддержку, запись видео и захват звука.
7. Доработка презентации спикера (при необходимости).
8. Организация подключения аппаратуры, записи видео и звука.
9. Встреча.
10. Получение видео и добавление его в архив / на youtube-канал.
11. Отправка анкеты обратной связи и записи видео всем участникам.
12. Подготовка отчета по встрече.
13. Обсуждение результатов со спикером.

Видеозаписи позволяют возвращаться к материалу снова и снова, в том числе новым сотрудникам. Если встречи проходят редко, оборудование можно брать в аренду. В Plarium Kharkiv есть Video Production и Sound Design Departments, они предоставляют нам камеру и микрофон и настраивают их.

Вебинары

В таком формате меньше общих разговоров и больше практики. Презентации как таковой нет, весь вебинар — это демонстрация решения той или иной задачи.

На время трансляции рабочий компьютер спикера переносят в переговорную, чтобы не было шума. Из-за рассинхрона вопросы от участников приходят с небольшим опозданием, поэтому обычно в конце вебинара мы проводим секцию вопросов-ответов.

Чек-лист подготовки вебинара

1. Определение темы с техническим директором.
2. Выбор спикера.
3. Определение целевой аудитории и даты проведения.
4. Приглашение людей.
5. Установка OBS-Studio на компьютер спикера, тестирование программы.
6. Вебинар.
7. Добавление видеозаписи экрана и голоса в архив / на youtube-канал.
8. Отправка анкеты обратной связи и записи видео всем участникам.
9. Подготовка отчета по встрече.
10. Обсуждение результатов со спикером.

Мастер-класс

Мастер-класс — это что-то среднее между лекцией и обучающим курсом. Проводится для решения конкретных рабочих задач, с которыми ребята сталкиваются каждый день.

Мы организовываем их только по запросу и в каждом отдельном случае подбираем оптимальный формат. Например, для одной команды важно было не только получить новые знания, но и провести ревью работ, обсудить часто повторяющиеся ошибки. Мы разбили встречу на 2 части: теория и обсуждение.

В другой раз эксперт по нужной теме находился во львовской студии, поэтому мы организовали запись видеоурока с пошаговыми инструкциями.

Чек-лист подготовки мастер-класса

1. Обсуждение заявки на обучение.
2. Выбор спикера.
3. Обсуждение запроса со спикером и его руководителем.
4. Составление плана встречи с указанием тайминга совместно со спикером.
5. Создание чата с участниками встречи для ознакомления с программой и всеми деталями.
6. Бронирование переговорной, запрос на техническую поддержку (звуко- и видеозапись, установка необходимого ПО на ноутбук спикера).
7. Проведение мастер-класса.
8. Сбор обратной связи от участников.
9. Подготовка отчета по встрече.
10. Обсуждение результатов со спикером.

Как мы находим спикеров

Периодически мы проводим опрос сотрудников, в результате которого получаем актуальный список внутренних экспертов. С техническим директором обсуждаем план развития той или иной команды либо направления, например QA или Unity Developers. В рамках этого плана принимаем решение о проведении одного ивента или серии. А темы согласуем с тимлидами.

Бывает, что ребята сами сообщают нам о готовности провести встречу. Мы согласовываем предложенную тему с техническим директором и приглашаем сотрудников, которым это было бы полезно.

Обратная связь

Через 1–2дня после проведения встречи или вебинара мы собираем отзывы участников. Просим дать общую оценку доклада, узнаём, что было наиболее интересно, и спрашиваем, хочет ли участник стать следующим спикером.

Пример вопроса:

Преимущества и недостатки

Каждый сотрудник, побывавший на Tech Talk, знает, что всегда может получить качественную систематизированную информацию по его рабочих задачах. И это главное.

Среди плюсовеще можно выделить:

• всегда актуальные темы докладов;
• широкое практическое применение новых знаний и навыков;
• сокращение времени на решение задач проекта;
• налаживание коммуникации между отделами;
• минимальные финансовые затраты.

Но у системы есть и недостатки. Например, сложно найти золотую середину между количеством Tech Talks и заинтересованностью сотрудников их посещать. Чем чаще проводятся ивенты, тем меньше на них приходит людей.

К минусамтакже можно отнести:

• ограниченное количество экспертов в компании;
• загрузка не всегда позволяет специалистам отвлекаться на проведение Tech Talk;
• некоторые задачи решаются в контексте конкретной, не всегда универсальной архитектуры прототипа.

Советы по организации обучающих ивентов

• Определите оптимальное количество ивентов для вашей компании. Мы проводим их раз в 1,5–2 месяца.
• Находите действительно актуальные темы, которые заинтересовали бы посетителей и спикера.
• Поддерживайте постоянный контакт со спикером, чтобы при необходимости помочь ему в подготовке презентации или других вопросах.
• Приглашайте гостей заранее.
• Контролируйте техническую сторону ивента, чтобы не получилось так, что за 5 минут до начала не установлена камера, не подключен микрофон или проектор не отображает презентацию спикера.

Если вы проводили подобные мероприятия, делитесь опытом в комментариях. Всем спасибо!